E-postpolicy gav tidsvinst innan de sociala medierna fanns

Med start i september 2006 och ett och ett halvt år framåt, genomförde Volvo Personvagnar ett program för effektivare e-posthantering. Projektet berörde hela 21 länder, ett flertal studier kring de anställdas vardag visade att personalen upplevde en sorts ”e-ångest”.

Intervjuer, workshops och gruppdiskussioner genomfördes, problemen analyserades och en projektgrupp tillsattes. Man lyckades identifiera flera problem, varav många berörde e-posten. En topp-fem-lista såg ut enligt följande:

1. För mycket e-post

2. Dålig disciplin och dåligt uppförande gällande mejl

3. För liten inbox

4. Allt för många och allt för tunga bifogade filer

5. Brist på utbildning

Den negativa effekten på personalen var, förutom tidsförlust och stress, även att man tappade fokus, kände frustration och tyckte sig göra ett sämre jobb.

Saknade riktlinjer

Personalen saknade riktlinjer, som kunde svara på frågor som: Vad kan jag förvänta mig att få för information eller uppgifter per e-post? Vad förväntar sig mina arbetskamrater att jag ger för svar eller uppdrag per e-post? Vad vill den som använder e-post uppnå med sina mejl?

Projektgruppen förstod att förändringen måste komma från avsändaren. Just därför skapades en policy, samt en dryg timmes undervisning, eller träning, som förklarade policyn. Fortfarande i dag kan personal ges tillfälle att ta del av en e-learningkurs.

En av de mest intressanta detaljerna i Volvos e-postpolicy var införandet av ett klargörande redan i ämnesrutan, vilket byggde på en mycket enkel lösning: akronymerna fya och fyi.

Ett mejl som kräver åtgärd har fya (For Your Action) i ämnesraden. Ett mejl som bara innehåller information har fyi (For Your Information) i ämnesraden.

Volvo följde upp sitt projekt med en enkät.Tidsbesparingen uppgavs vara i genomsnitt drygt 55 minuter per vecka.

Sedan dess har det gått fem år. Och Ford har sålt företaget till Geely.

– Efter separationen från Ford har vi inte längre de statistikverktyg som kan mäta hur vi anställda använder e-posten, säger Stefan Elfström på Volvo PV:s informationsavdelning .

– Policyn är dock fortfarande aktuell även om den inte kommuniceras aktivt längre. Den är implementerad och har förhoppningsvis fortfarande en positiv effekt, men vi kan alltså inte mäta om det verkligen är så.

Sortera mejl efter prioritet

En del saker går dock att mäta och att märka. Volvoanställda har i dag en inbox vars storleksgräns har ökat betydligt. Och personalen använder fortfarande fya och fyi till viss utsträckning, och här finns andra fördelar: e-post märkt fyi kan till exempel sorteras till en mapp i e-postprogrammet, och på så sätt kan man läsa dem alla på en och samma gång vid ett tillfälle.

Finns det inte risk att fya uppfattas som lite väl burdust, när man inte är chef utan ”vanlig” anställd?

– Som användare och icke-chef ser jag personligen inga problem med detta. fya är ju ett förtydligande som hjälper mottagaren att sortera ut mejl som måste prioriteras eftersom de kräver någon typ av åtgärd, säger Stefan Elfström.

Tidsvinsten var 55 minuter per vecka år 2007. Sedan dess har sociala medier vuxit sig starka. På Volvo jämför man sociala medier med telefonen; den ska användas med förnuft och anställda är tillåtna både att ringa privatsamtal och att använda sociala medier för privat kommunikation.

– Ja, sociala medier har ju ökat markant i betydelse. I dag skulle det bli missvisande att bara undersöka hur folk använder e-post, säger Stefan Elfström.